Pre-contact 과정을 통하여 원서를 입수하고 각종 정보를 학교로부터 직접 얻게 되면 각종 요건과 Course Description 등 모든 사항을 세밀히 확인하고 최종적으로 3~5개 정도의 학교를 골라 정식 입학 지원을 하게 되는데, 학교 수준을 높이고자 할 때 또는 입학 경쟁이 치열한 분야에 지원하는 경우에는 지원 학교의 숫자를 늘리는 것이 바람직하다. 어떤 서류를 어떻게 제출하는지에 대하여는 학교별 Application Instruction을 잘 읽어보고 이에 따라야 한다.

TOEFL, GRE, GMAT 등의 시험을 늦게 치를 경우에는 우선 원서를 발송하고 나중에 시험을 치른 후 취득한 점수를 원서보다 늦게 제출하여도 된다. 대부분의 학교가 ETS로부터 통보받는 점수만을 인정하므로 ETS에 별도의 Score Report Request를 제출하여야 한다.

원서는 입학 신청을 위한 원서와 장학금 신청을 위한 원서로 구분될 수 있으며 학교에 따라 두 가지 목적을 한 가지 원서에 모두 나타낼 수 있는 경우도 있다. 이들 원서는 다시, 지원자의 각종 조건과 인적 사항, 학력, 경력 등을 기록하는 일반 원서, 교수 또는 직장 상사로부터 받게 되는 추천서, 지원자가 자신을 소개하고 학업 계획과 목표를 나타내는 자기 소개서 또는 연구 계획서, 그리고 재정 보증서 등으로 세분할 수 있다. 학교에 따라서 추천서, 자기 소개서, 연구 계획서 또는 재정 보증서에 대한 특별한 양식이 없는 곳도 상당히 많다. 또한 원서를 작성하여 제출할 때에는 이들 서류 외에 학교 성적 증명서, 예금 잔고 증명서가 첨부된 재정 보증서, TOEFL·GRE 또는 GMAT Score 등을 각기 정해진 요령에 따라 제출하여야 한다. 이들에 대하여 세 부적으로 설명하면 다음과 같다.

가) 원서(Application form) 작성 요령

원서 작성 요령에 대해서는 각 학교마다 원서 상에 또는 별도로 상세히 안내하고 있으므로 일단 원서를 작성하기에 앞서 이와 같은 원서 작성 요령을 잘 읽어보아야 한다. On-line이 아닌 서면 으로 원서를 작성할 때에는 가급적 타이핑을 하는 것이 보기에 더 좋으나 볼펜 또는 만년필을 사용할 경우 인쇄체로 깨끗이 작성해야 한다. 원서를 기입할 때에는 모든 사항에 대하여 정확히 기입하여야 한다. 특히 성명, 생년월일, 전공, 주소 등을 정확히 기입하여야 하며, 성명(Full Name)의 영문 철자는 여권, 학교 성적표, TOEFL·GRE·GMAT Score Report, 기타 영문 성명을 필요로 하는 모든 공식 서류에 동일한 철자로 기재하여야 한다. 만일 어딘가 성명이 달리 표기
되었을 때에는 그 사유를 별도로 설명하여야 한다. 참고로 우리나라의 성은 Family Name(또는 Last Name)에, 이름은 First Name(Middle Name이 아님)에 기록하여야 한다.

원서 작성 중 혼동하기 쉬운 것으로써 Permanent Address와 Mailing Address를 기입하는 란이 있는데 이때에 Permanent Address는 우리나라에서의 본적을 의미하는 것이 아니라 변동되지 않는 주소(계속 우편물을 받을 수 있거나 연락이 가능한 주소)를 말한다. 그러므로 학생의 주소지가 가족들과 떨어져 있는 경우(예를 들어, 하숙을 하거나 군에 가 있는 경우)에는 가족들이 살고 있으며 자주 변동되지 않는 주소를 Permanent Address상에 기입하여야 한다.

대부분의 경우에 Permanent Address는 주민등록상의 현주소가 되며 Present Address는 현재 지원자가 거주하고 있는 곳의 주소가 된다. 만일 이를 잘 모르고 Permanent Address에 본적지 주소를 기입하면 본적지와 현주소가 다른 경우에 우편 배달이 제대로 되지 않는 등의 불편을 겪을 수도 있다. 또한 대부분의 미국 대학교에서는 원서를 받을 때 지원자 의 인종적 배경(Ethnic Background)을 묻게 되는데 이 때에 미국 시민 또는 미국에 영주하고 있 는 사람들에 대하여서만 이같은 사항을 묻는 경우가 많이 있으므로 안내설명을 잘 읽어보아야 한다. 그 밖에 원서 상에 나타나는 용어 중 이해가 어렵거나 혼동할 가능성이 있는 것을 별도로 정리하면 다음과 같다.

○ Block Letter：인쇄체 글씨를 말한다. 보통 볼펜이나 만년필로 성명을 기입할 경우에는 Block Letter로 써야 한다.
○ Place of Birth：출생지를 뜻하는데 너무 상세히 기입하지 말고 도시명까지만 기입하여도 무방하다(예：Seoul, Korea).
○ US Social Security Number：미국에 영주하거나 장기 체류하는 사람에게 부여되는 일종의 신분 증명 번호로, 소속 단체나 의료보험, 운전 면허 등에 자신을 나타내는 번호로 사용된다.
외국 학생의 경우 원서상에는 없는 것으로 기재하여도 무방하다.
○ First Degree To Be Sought：유학가서 최초로 받고자 하는 학위. 즉, 처음 밟 게 되는 과정의 학위 목표이다.
○ Kind of Schools Attended：과거에 다닌 학교들의 종류. 즉, 초등학교(Primary School or Elementary School로 기재), 중·고등학교(Secondary School, 이는 다시 Middle School과 High School로 구분), 대학교(University)로 나뉘어진다.
○ Graduation：졸업장. 초등학교, 중·고등학교와 같이 학위 명이 없는 경우에는 Graduation으로 표시하면 되나 중·고등학교 졸업의 경우 미국의 예에 따라 Diploma라고 표시하기도 한다.
○ Citizenship：시민권란에는 Korea라고 기입한다.
○ 기 타：성명, 주소 등을 기입할 때 특히 아라비아 숫자 ‘6’`‘9’와 알파벳 ‘ G’ 에 유의한다. ‘9’를 ‘P’와 같이 표기하면 거의 못 알아보며 ‘6’의 윗 부분이 짧으면 ‘0’으로 착각하 기 쉽다. 또한 G를 잘못 쓰면 ‘CT’로 착각하여 차질을 빚을 수도 있으므로 유의하여야 한다.


나) 성적증명서(Transcript), 졸업 증명서 또는 학위 증명서(Degree Certificate), 재학 증명서 (Certificate of Attendance) 등의 발송

원서를 제출할 때에는 원서와 함께 지원자의 학업 사항을 나타내는 각종 증명서를 함께 제출하게 되는데, 대학 진학의 경우 대학교 성적 증명서(전 학년)와 졸 업 증명서를, 대학원에 다닌 사실이 있는 경우 대학원 성적 증명서와 졸업 증명서 또는 재적 증명서를 제출하도록 한다.

이러한 서류는 모두 영문으로 제출하여야 한다. 지원하는 대학에 따라 지원자의 학력에 대한 증명서를 한국 학교로부터 직접 미국 학교로 보내도록 요구하는 경우도 있으며 또 그와 반대로 원서를 보낼 때 함께 동봉할 것을 요구하는 경우도 있으므로 이를 잘 살펴보아야 한다. 일부 미국 대학교에서는 성적 증명서와 졸업 증명서의 겉봉투에 Seal을 받기를 요구하기도 한다.


다) 재정 보증서(Affidavit of Support)

미국 대학원에 입학하고자 할 때에는 학교의 원서 작성 지침 에 따라 재정보증 서류를 작성하게 되는 데 만일 예금 잔고 증명을 요구하는 경우에는 재정 보증인 명의로 된 예금 잔고 증명서(Cer- tificate of Deposit Balance)를 은행으로부터 발급받아 이를 첨부 하면 된다. 재정 보증인은 가급적 부모, 형제, 또는 친척 중에서 재정 보증 능력이 있는 사람을 세우 는 것이 좋으나 이들 중에서 재정 보증인을 찾기 어려울 때에는 제 3자에게 재정 보증을 서도록 하여도 무방하다. 간혹 예금 잔고 증명의 금액이 충분치 못함을 이유로 입학을 허락하지 않는 경우가 있으며, 이 경우 학교의 방침에 따라 충분한 금액의 예금 잔고 증명을 다시 제출하도록 한다.


라) 추천서(Letter of Recommendation)

추천서는 지원자의 학업 능력이나 성적, 동료 학생들 및 교 수들과의 인간 관계, 그리고 그밖에 지 원하는 사람의 연구 능력 또는 창의력 등에 대하여 지도 교수 또는 직장 상사가 각자의 의견을 써서 지원 학교에 보내는 것이다. 우리나라의 경우와 달리 구미 각 국에서는 추천서가 지원자를 평가하는 데 있어서 상당히 중요한 참고 자료이다. 미국 대학원 지원 시에는 보통 2~3통을 요구 한다.
추천서 를 받을 때 고려하여야 할 일반적인 요소로는
① 피 추천인 을 가르쳤던 교수, 특히 전공 과목을 지도 했던 교수로서 피 추천인을 학문적으로는 물론 개인적으 로도 잘 아는 교수로부터 추천서를 받는 것이 좋으며,
② 추천인이 영어로 추천서를 써 줄 수 있는지 알아보고,
③ 지원 학교측에서 추천인(교수)을 알고 있으면 추천서의 효과를 높일 수 있으므로 지원 학교
출신의 교수나 미국의 대학에서 학 위를 받은 교수로부터 추천서를 받는 것이 입학 시 큰 도움이 될 수 있음을 참고하여야 한다.
또한 추천서를 써주실 교수님를 찾아갈 때에는 학업 목적 및 지원 학교를 선택한 이유 등을 설명 드리고 대학 성적표 및 학업 계획서 등도 추천인에게 보여 드리도 록 한다. 만약 지원 학교측에서 그 학교 고유의 별도 추천서 양식에 추천서를 쓸 것을 요구할 경우에는 추천서 내용으로 어떠한 것들을 요구하는지 추천서 원본 양식을 가지고 가서 설명드리도록 하 며, 가급적 추천인이 추천 서를 직접 지원 학교로 발송해 줄 수 있도록 우표를 붙이고 주소를 타이핑 한 봉투를 가지고 가는 것이 좋다. 마지막으로 추천서가 언제까지 지원 학교로 도착해야 하는지도 추천인에게 통고하여 마감일에 늦지 않게 추천서가 도착하도록 하여야 할 것이다.

미국 대학원에서 요구하는 추천서는 추천인이 학생을 ‘추천’ 하기보다는 ‘평가’하는 데 더 큰 의미를 두고 있다. 입학 사정에 도움이 되는 추천서란, 추천서를 쓰는 사람과 읽는 사람이 객관적인 기준으로 학생을 평가 할 수 있는 추천서이다. 따라서 추천 교수가 추천하는 학생(지원자)을 다른 학생들과 비교하여 평가 한 내용을 추천서에 기술할 때 지원 학교의 입학 사정시 지원자의 학업 능력을 판단하는 데 도움이 될 것이며, 한편 지원하는 사람의 창의력, 작문 실력, 수업 태도, 대인 관계, 지능적 능력 등에 대해서 구체적으로 언급하는 것도 입학 사정에 도움이 될 것이다.

우리나라의 경우 교수님들 중에 영어 에 익숙하지 않거나 시간이 없다는 이유로 학생으로 하여금 추천서 초안을 작성해 오게 하는 경우가 적지 않다. 이때 추천서의 효과를 높이기 위한 생각으로 학업 능력과 동떨어진 과도한 칭찬이나 애매한 문구를 나열하는 것은 오히려 추천서의 신뢰도를 감소시키게 되므로 가급적 피해야 한다. 오히려 학점이 낮거나 어떤 약점이 있을 때엔 솔직하게 그 사실을 시인하고 그러한 약점에 대한 합리적인 해명을 기술하거나 또는 지원자의 다른 장점 및 각오 등을 잘 나타낸 다음, 앞으로의 학문적 또는 직업적 장래성을 강조하는 편이 실질적으로 더 도움이 될 것이다. 한 가지 언급할 것은 추천서를 작 성할 때에 보통 지원자의 출신 학교의 Letterhead가 표시된 타자 용지에 타이핑하여 보내게 된다. 그러나 앞서 언급했듯이 미국 대학교 중 일부 학교에서는(특히 명문 사립 대학의 경우에는) 그 학교 나름대로의 추천서 양식을 발행하여 그 양식에 작성할 것을 요구하는 경우가 있다. 또한 추천서를 발송할 때에 어디로 추천서를 보내야 하는지를 분명히 확인하여야 한다(학교에 따라 추천서를 원서와 별도로 학과 또는 대학원 등으로 보내야 하는 곳도 있다).


마) 자기 소개서(Autobiography 또는 Autobiographical Essay)와 연구 계획서(Study Plan 또는 Objectives of Study)

자기 소개서와 연구 계획서는 자신에 대한 제반 사항을 서술 형식으로 나타낸 것으로써 대부분의 학교에서 소정의 원서와 함께 이를 제출할 것을 요구하고 있다. 자기 소개서와 연구 계획서에는 본인의 성장 과정과 학문적 배경, 직업 경력과 유학 동기 및 유학에 대한 구체적 계획들을 기술 하게 되는 데 추천서와 마찬가지로 자기소개서도 지원자의 능력과 주변 환경 및 앞으로의 발전 가능성 등을 판단하는데 중요한 참고 자료의 하나이므로 내용을 충실하게 작성하여야 한다.

또한 국내 전공과 지원 학과가 서로 다른 경우에는 이에 대하여 충분히 설명해야 하며 학교 선택 사유, 자신의 장단점, 유학을 마친 후 귀국한 다음의 장단기 활동 계획들이 상세히 서술되어야
한다. 특히 연구 계획서는 석사·박사 과정을 지원하는 학생들에게 있어서 입학 여부를 결정짓는 중요한 요소 중의 하나이므로 자기 소개서와는 달리 비교적 전문적으로 작성하여야 하며 학문에 대한 지원자의 소견과 구체적 연구 계획을 기술하여야 한다.

자기 소개서나 연구 계획서에 포함되어야 할 각종 사항들을 나열하면 다음과 같다.

① 가정 환경
② 대학교를 졸업할 때까지의 학업 상황과 희망
③ 대학 전공을 택한 동기
④ 대학교에 진학한 후 전공 과목에 대하여 느낀 사항
⑤ 대학교에 다니는 동안의 과외 활동 및 특기 사항(장학금, 작품, 논문, 기타)
⑥ 유학을 결심하게 된 동기
⑦ 유학 전공 희망 분야가 과거 전공과 다른 경우 그 이유
⑧ 유학 전공 희망 분야의 국내 환경과 장래 전망
⑨ 직업 경력이 있으면 직업 경력 과 유학 전공 희망 분야와의 연관성
⑩ 유학시 수강 희망 과목 및 희 망 전공 분야
⑪ 유학시 연구 계획과 최종 학위 목표
⑫ 귀국 후 장단기 활동 계획
⑬ 자신의 장단점 (예：어학, 전공 실력 등) 및 부족한 점에 대한 대책
⑭ 기타 특기 사항


바. 기타 서류

학교에 따라 건강 진단서나 별도의 Essay(제목이 지정되는 경우도 있으나 그렇지 않은 경우도 있다)를 요구하는 경우도 있다. 특히 MBA 지원자의 경우 보통 2~3개의 Essay를 써야 하는데 이는 입학 사정에 있어서 상당한 비중을 차지하므로 신중하게 작성하여야 한다. 이밖에 한국에서 대학원을 다녔을 경우 학위 논문의 Abstract를 요구하는 경우도 있는데, 물론 이를 영어로 번역
하여 제출하여야 한다.

예능 분야의 지원자들에게는 미술계 지원자일 경우 자신의 작품이 담긴 슬라이드, 음대 지원자의 경우 연주 카세트 테이프 등을 요구하므로 학교의 지시에 따라 이를 준비하 도록 하고 설명서 등을 영어로 작성하여야 한다.